Jak wybrać idealne miejsce na siedzibę naszej firmy. Na co zwracać uwagę i jakie czynniki decydują o najlepszym wyborze. Na zagadnienia związane z komercjalizacją powierzchni biurowej rozmawiamy z Maciejem Kotarskim, z firmy TPS odpowiadającej za budowę, komercjalizację i zarządzanie kompleksem biznesowym Olivia Business Centre w Gdańsku.
Od czego powinniśmy zacząć poszukiwania miejsca na siedzibę firmy?
Może zaskoczę ? raczej nie od oglądania możliwych lokalizacji czy biurowców. Na początek trzeba się zastanowić, czego właściwie potrzebujemy. Gdzie pracownikom, klientom lub dostawcom będzie najwygodniej dojeżdżać. Wskazane jest też skonsultowanie się z doradcą, który może nam w tej kwestii pomóc. Najlepiej jest ten proces zacząć 12 miesięcy przed spodziewaną datą zakończenia poprzedniej umowy najmu lub uruchomienia nowego biura. Takie wyprzedzenie może pozwolić osiągnąć stawki czynszu niższe nawet o 6-9%, a wybór będzie znacznie większy.
Jaka jest najlepsza lokalizacja dla siedziby nowej firmy?
Dla dużych międzynarodowych firm często najważniejsza jest koncentracja nowoczesnych biurowców. Takie zjawisko mamy w przypadku Gdańska i Warszawy. Kiedy popatrzymy na mapę Trójmiasta okaże się, że nowoczesne biurowce powstają przede wszystkim wzdłuż głównej osi komunikacyjnej, jaką stanowi ciąg ul. Grunwaldzkiej i Al. Zwycięstwa. Największy potencjał rozwoju ma dzielnica Oliwa.
W promieniu 1 km powstaje kilka biurowców m.in. Olivia Business Centre, jeden z największych kompleksów biurowych. Na terenie o powierzchni 3,5 ha powstanie docelowo 120 tys. mkw. powierzchni użytkowej. Arkońska Business Park, Gdański Inkubator Przedsiębiorczości czy Alchemia. To kolejne 50 tys. mkw. powierzchni biurowej. Koncentracja występuje również w okolicach lotniska, gdzie działa już dwóch dużych prywatnych deweloperów, a do nich chce dołączyć lotnisko z koncepcją Airport City.
Czymś konkretnym musi wyróżniać się okolica? Zieleń, sklepy?
W biurowcach wszystkim bardzo podobają się bogate usługi towarzyszące ? restauracje, kawiarnie, kantyny, przedszkola, centra medyczne, apteki, centra konferencyjne i itp. Jednak najważniejszy jest dojazd, a zaraz potem możliwość wygodnego zaparkowania. Ideałem są strefy parkingowe, zaspokajające bardzo różne potrzeby parkingowe. Po pierwsze, możliwie duże parkingi podziemne dla najemców. Po drugie, parkingi dla gości VIP i taksówek przed samym wejściem, które mogą być płatne. Niezbędne są też tańsze, nieco dalej usytuowane parkingi dla osób chcących zostawić samochód na kilka godzin. Wreszcie bezpłatne miejsca parkingowe, które mogą być najbardziej oddalone od budynku. Na samym końcu istotnych rzeczy jest okolica i zieleń.
Jakie wyposażenie biurowiec powinien mieć i dlaczego?
Wyposażenie jest teoretycznie najbardziej obiektywnym czynnikiem ? można je zważyć i zmierzyć. Nowoczesne biurowce klasy A mają bardzo podobne wyposażenie. Zasilanie podstawowe, awaryjne, generatory oraz UPSy budynkowe. Wydajne systemy wentylacji i klimatyzacji oraz możliwość otwarcia okien. Tak naprawdę jest wiele istotnych rzeczy, o których często nie myślimy jak wykładziny czy dźwiękochłonne sufity itd. Z drugiej jednak strony, biurowce A-klasowe są droższe, a nie każdy faktycznie ich potrzebuje. Nie każda firma jest w stanie wykorzystać te instalacje, nieprawdopodobną elastyczność aranżacji i komfort pracy, nawet przy dużym zagęszczeniu biurek.
Na co trzeba zwracać uwagę przy aranżacji pomieszczeń?
Można by wymienić wiele rzeczy, ale faktycznie decydujące jest, czy i jak uda się deweloperowi wpisać nasze potrzeby w jego budynek. Trzeba wybrać kilka budynków i poprosić deweloperów
o przygotowanie wstępnych projektów naszego biura. Projekty te trzeba przeanalizować, pod kontem tego jak by się nam pracowało w takim biurze. Następnie przekazać uwagi deweloperowi, poprosić o poprawki i zobaczyć, jak do nich podchodzi. Odrzucić można tych deweloperów, którzy chcą za to jakieś pieniądze. Ważna jest też możliwość ekspansji, czyli powiększanie biura w miarę rozwoju takiego oddziału. W Olivii Business Centre stworzyliśmy, tzw. Launchpad System ? kilka biur o różnych rozmiarach, dostępnych od ręki, dzięki czemu taka firma może wynajmować dokładnie tyle, ile w danym momencie potrzebuje i tylko za tyle płacić. Po wykonaniu aranżacji, trzeba poprosić dewelopera o zestawienie pełnych kosztów wynajmu. Tu trzeba zachować czujność, ponieważ jest kwestia pełna pułapek np. może okazać się, że do powierzchni najmu zostanie doliczona duża tzw. powierzchnia wspólna.
Czy kryzys na rynku wymusza zmianę w podejściu zarządców do najemców?
Ważne jest wypracowanie bliższej relacji z najemcami. Ułatwi to rozwiązywanie ewentualnych problemów w przyszłości. Przykładem takiego podejścia do najemcy może być nasz program Olivia Sports. Jego celem jest umożliwienie osobom pracującym w Olivia Business Centre połączenia pracy zawodowej z aktywnością fizyczną. Każda z firm, które mają u nas swoją siedzibę mogła zgłosić drużynę do rozgrywek piłki nożnej i siatkówki. Pracodawcy dzięki takim działaniom zyskują na kilku płaszczyznach. Pozytywne emocje przenoszą się z działań sportowych na myślenie o pracodawcy, sprzyjają zżywaniu się z miejscem pracy. Pracownicy integrują się nie tylko wewnątrz firmy, ale także poza nią. Można powiedzieć, że znika dzięki temu bariera anonimowości w kontaktach między ludzkich w obrębie całego kompleksu biurowego.
Jak prezentuje się Olivia Business Centre biorąc pod uwagę wszystkie te rzeczy, o których rozmawialiśmy?
Jesteśmy wyraźnym liderem rynku. Jest idealnie położona, w miejscu największej koncentracji biurowców, między kolejką SKM a tramwajem, przy głównej ulicy, a jednocześnie graniczy ze spokojnymi terenami zielonymi. Inne największe centra biurowe w Trójmieście nie przekraczają 30 tys. m kw. powierzchni wynajmu, OBC już teraz przekroczyła 40 tys., a w marcu 2014 r. wraz z oddaniem do użytkowania budynku Olivia Four dojdzie do 56 tys. m kw. Docelowo ma mieć, co najmniej 120 tys. m kw. i przy takiej powierzchni wynajmu byłaby na dziś największym kompleksem biurowym w Polsce, łącznie z Warszawą. Do tego siedziby u nas mają naprawdę duże firmy m.in. Allianz, American Bureau of Shipping, Bayer Service Center Gdańsk, Grupa Energa, Meritum Bank, Noble Bank, Open Finance, PKO BP, PwC, Starbucks, Sii, TaxCare, T-Mobile. Przed nami jeszcze dużo pracy i wyzwań. Z szacunkiem obserwujemy działania konkurentów, z niektórymi się uzupełniamy, z innymi konkurujemy, ze wszystkimi razem budujemy nowy pejzaż głównych ulic Trójmiasta.
